宣传部：联络外界的纽带

在这次体科会上，国际大体联主席乔治·基里安、第一副主席克劳德·路易斯·噶里恩等许多重要嘉宾受到了众多媒体的高度关注。黑龙江日报、生活报、新华社、科技日报、香港文汇报、中国青年报、CCTV、新晚报、哈尔滨日报、黑龙江画报、黑龙江电视台、哈尔滨市电视台等30多家媒体的100余名记者参与大会宣传报道。其中生活报、黑龙江日报、晨报等许多媒体分别派出了十余人的采访队伍。

为了加强大会与媒体的沟通，宣传组的所有志愿者都是学校各宣传组织的优秀成员，这就保证了志愿者在业务素质方面的水平。他们从9日就开始了紧张的忙碌，整理体科会资料、并且按照记者的要求逐一发邮件。11日通气会上志愿者们登记了参访记者的信息和采访要求，并与专访嘉宾协调，尽量满足双方要求。9名志愿者将专访室布置得井井有条，体科会开幕后，志愿者们则更加忙碌。大会为媒体专门提供五个新闻专访室，志愿者吴玉杰是学通社的一名新闻记者，体科会召开期间她负责的专访室1是安排采访最多的一间。虽然身体有恙，但女孩子的执着和坚强在她身上很好的体现出来。她说，体科会是学校走向世界的重要一步，自己虽然渺小但是也是其中的一部分，宣传组只有9名成员，5个专访室、即使发送大会资料、与记者沟通、现场接待记者……人手本来就很紧张，如果自己离岗则会影响整个宣传组的运行。正在说着，噶里恩的专访又出现了变动，她又回去忙着协调媒体和随行志愿者了。在志愿者们的耐心协调、劝解下，媒体表示了支持和理解，使得专访顺利进行。

组长王开宇向记者介绍，在我们组体力活儿是最轻松的，有的志愿者负责联系记者，一天之中接打了将近100个电话还要负责发送邮件，喝了整整五瓶水；有的志愿者维持专访秩序时记者们并不十分配合，这就要求他们随机应变；最辛苦的是有些嘉宾的专访时间难定，相关的志愿者吃饭时间也难定。

15号大会闭幕后，其他小组都开始了收尾工作，而宣传组的志愿者还要站好最后一班岗：教育部副部长章新胜等嘉宾的记者发布会等相关工作。他们的工作让外界知道了哈工程、了解了哈工程、宣传了哈工程。

会务部：细节决定成败

会务部恐怕是分类最多的一个部门了，总体说来有三个方面：技术与场地布置、信息服务、礼仪。

志愿者赵勇在计算机应用方面很是厉害，能者多劳，他就全权充当15台计算机的网管：维护机器、调试电脑、下载并安装相关软件、安装系统。

志愿者于雪是一位细心而开朗的女孩。在办公事务上，她把每件事情都做得有声有色。小到清扫布置会场，更新事务板，大到在大冬会官方网站发布新闻。“我们是一个很团结的集体，做任何事都是整齐划一，哪怕是清扫各个房间。”她的笑容带着一份明朗和自信。

信息服务中心，在大会期间充当了一个特别重要的角色。信息服务部不仅负责提供计算机上网，而且提供嘉宾在大会期间的照片、视频等相关信息。

组长王侃开心地向笔者介绍：“13日那天，一位外宾不小心将自己的相机遗忘在信息服务部了，我们的志愿者热心将其完璧归赵。外宾的照片其实特别有趣，尤其是他们第一次用筷子吃饭的照片。开幕式演出时有一首歌曲是在中韩两国十分流行的《大长今》，演出第二天许多韩国的嘉宾都兴冲冲的来这里拷演出照片，留做纪念。他们对能在异国听到自己喜欢的曲子特别兴奋、激动。”

礼仪的工作看似简单其实有很多学问。从早上7点到晚上10点，她们不停地重复着同样的动作。会议期间，她们要面带微笑始终保持一个姿势。在提问环节，她们要一趟趟地递送话筒。在茶歇时间，她们又成了不折不扣的服务员：洗、运送水果，送糕点，倒茶水，引导嘉宾……在午餐时间，笔者见到了这一群礼仪小姐。她们谈吐间大方、幽默，身着中式红色旗袍、一口标准的英语更是赢得了外宾的赞许，也成了体科会上最靓丽的风景。

看着志愿者们不厌其烦，事无巨细的状态，笔者忽然悟到：这些看似简单的小细节正是决定成败的重要因素。

外联部：沟通从这里开始

外联部对志愿者的外语水平要求较高，志愿者们是经过英语笔试、面试后，被分配到外联部。最初的工作是对体育科学大会的官方网站进行更新，将中文新闻、通知译成英文，方便外国人及时了解关于体育科学大会的信息。随后协助体训部的老师对大会的学术论文进行翻译、整理。寒假开始后，英语沟通能力良好的志愿者则开始协助外事部老师工作，担任了与外国市长、专家发邮件沟通的任务。

笔者同寝志愿者张美玉说：“我的工作是给外国市长、专家发邮件进行沟通，告诉他们大会议程、提交论文的时间。将组委会对他们提出意见的答复进行告知。第一次发邮件时，一直担心自己的措辞是否合适，是否符合外国人的习惯，特别不确定，多次向老师请教。随着老师的指导，我渐渐自信起来。”

外联部的志愿者将外国专家的要求转给组委会后，再将组委会的答复通过邮件传出去。外国专家的要求不尽相同，比如，有的专家希望有一台自己支配的打印机，而有的专家要求会议桌是U型的。一位塞尔维亚的专家发来信件，回信时，由于大家不懂其语言，为了确定地址，外联部特别联络了大使馆加以确定。

他们表示：“我们的工作每天都很繁琐，但工作中不仅锻炼了外语水平，也长了很多见识。”

机动组：服从大局 到需要的地方去

机动部是不得不提的一个部门。机动两个字就注定了它具有“预备队”机动而灵活的特点。该部门的成员都是学校主要组织的学生干部，在统筹和协调方面有着独特的优势。“哪里有需要，就到哪里去”成为了他们的作战方针。哪个环节掉链子了，哪个过程被忽略了，哪个地方人手不够了，他们就立刻从“预备役”转为“现役”。

学通社社长王依兴，每天都背着单反相机忙碌的穿梭在会场，记录下志愿者的点点滴滴。他说：“我们的志愿者感动了所有与会者，我要用自己的方式，留住这样的瞬间，作为大家青春热情的见证。“

后记

恪守职责、服从分配是志愿者在服务中要永远放在第一位的。172名的志愿者团队，是体科会上重要的组成部分，他们拥有热情，在自己平凡的岗位上做着平凡但却重要的工作，他们默默的付出只为大会的顺利；他们感动着参会嘉宾，感动着每一个人……

借用外媒的一句话：2008年是向世界展现中国人，2009年是向世界展现中国大学生，这里的志愿者微笑着积极服务，向世界展现哈尔滨大学生的风采。