随着学校综合改革的不断深化,以“大数据下的学生工作思路”为切入点,学校日前上线的学生工作服务与管理信息系统——,有效实现了学生信息资源的集成与共享,使学生工作流程更趋清晰化、简单化,学生管理工作更趋精细化、科学化,将“以人为本”的教育理念真正落到实处。
新系统规范工作流程,减少中间环节,提高跨部门管理效率,有效地配合了学校集中服务大厅的整体运行。“学工一体化”平台为各级决策管理部门提供准确、及时的信息数据,客观、科学的决策分析,还为信息交流、教务管理等工作提供一个高效、快捷的电子化手段。
两大平台——实现管理更高效、服务更贴心
学生工作服务与管理信息系统开设了学工管理平台和流程服务平台,通过“数字化”使学生管理工作更加集中高效、方便快捷。其中,学工管理平台主要面向管理人员使用,管理人员通过该平台可以查询、统计、下载自己管理的相关信息;流程服务平台主要面向用户使用,用户登录该平台办理相关事项过程中,可以实时查阅办理事项的流程审批过程和审批详细信息。
两大平台涵盖了学生工作管理部门的各项业务,通过对各类学生信息进行有效整合,实现全校范围内的数据集成与共享,促进了各部门、各院系学生管理人员的协同办公。例如,灵活的审核机制方便用户自定义审核流程;查询统计、报表制作等功能发挥了辅助管理干部决策的作用;在线业务处理功能所搭建的统一的网上办公服务平台则减少了办公的中间环节,使工作效率大增。
学生工作服务与管理信息系统充分发挥出计算机网络化管理的优势,在促进学生工作管理各部门间信息共享和协同工作的同时,也为学生、辅导员、学生管理人员等提供了更为人性化的服务,真正实现了管理更高效、服务更贴心。
四个中心——促进信息技术与学生工作的深度融合
学生工作服务与管理信息系统包括学生应用服务中心、业务部门应用服务中心、管理部门应用服务中心、系统应用服务中心,学生基本信息来源、各类业务申请、各类流程的审核及最终业务办理等都经由四个中心的各功能模块完成,进而构成了学生工作处、教务处、研究生院、后勤集团及各院系等多个部门相互协同的工作平台。
——学生应用服务中心
学生可以通过“可办事项”中通过“学生基本信息确认”、“贫困生申请”、“助学金申请”、“奖学金申请”、“助学贷款申请”、“勤工助学申请”、“住宿申请”、“调宿申请”和“退宿申请”九大模块快速完成相关事项办理,并可以及时查询相关业务流程的审批情况和已经办理过的相关业务。学生应用服务中心既为学生打开了方便之门,又节省了人力资源。
——业务部门服务中心
业务部门管理人员可以通过“待办事项”模块对所管理学生申请的各类事项进行单个审批或一键办理审批,并可查询学生办理事项的详细信息和已办理的信息,确认“通过”或“退回”,形成业务审核人员与事项申请人员之间有效的业务办理审批沟通机制。此外,业务部门管理人员还可以对所管学生的学生信息、助学金信息、奖学金信息、贫困生信息、助学贷款信息、勤工助学信息等进行查询、统计和导出,便于各业务部门实时掌握相关业务流程的审核情况及各类申请情况,并进行及时处理,从而提高了业务审批流转效率,能够更好地为用户服务。
——管理部门服务中心
部门管理人员可以对各类学生信息、住宿资源、宿舍管理员信息等内容进行管理、查询、统计和导出,全面了解和掌握学生和思政人员的相关信息及业务流程的相关信息。
——系统应用服务中心
信息化处管理人员可以通过流程中心平台和学工管理平台的“用户管理”、“角色管理”、“模块管理”、“岗位管理”等功能完成系统基本功能和各类数据的管理维护,并实现对各类业务数据和系统基本数据的存档与备份。
四个中心对学校的教务数据、研究生数据、后勤住宿资源数据、思政人员数据、迎新数据等信息进行统一整合、应用,通过平台和交换实现数据的共享,从而有效促进了信息技术与学生工作的深度融合。
“学工一体化”——创新学生工作思路
学生工作服务与管理信息系统充分考虑到学生、学生工作人员、政策决策者等使用者的需求,建成的“学工一体化”平台很好地实现了与学校的流程平台的信息对接和统一使用。
该系统将服务功能和管理功能与系统界面分离,易于用户理解和掌握。学生和审核人员即使不了解系统的各项功能也在流程平台中依据各模块办理和处理各相关事项,使用户摆脱了对系统使用和操作不明的困扰,真正做到了“以人为本”。
“学工一体化”平台遵循以管理为中心、业务为导向、数据为基础的系统设计原则,通过大数据创新学生工作思路,将旧的学生工作管理模式转变为以“服务为目标、办事为目的”的新模式,既方便了系统用户,又提高了办公效率。
“学工一体化”平台以精细化、规范化、科学化、系统化的管理满足了学校现代化管理的需求,推动了“数字化”校园建设的可持续发展。信息化处相关负责人表示,学校还将在今后学生工作的重要时间节点组织现场培训,希望通过系统的进一步使用与完善,推进学校学生工作的流程再造。