世界大型综合运动会赛事期间举办体育科学大会是一个国际惯例，而筹备此类大会一般至少需要两年时间。可是哈尔滨工程大学在不到一年时间就完成了大冬会体育科学大会的筹备工作。

组委会多次召开会议研究安保问题，制定了交通、驻地、就餐、会场、消防五个部分的安保方案及群防群治方案，对会场周边进行了全面的清理整顿，组织人员对全校重点人口进行登记审查，消除安全隐患。

与会代表来自世界各地，组委会精心安排了适合不同代表的会议用餐。

组委会选拔出170名大学生志愿者，其中23人将作为大会嘉宾的随行翻译。2月6日，志愿者们按照个人特长被分配到接待部、会务部、外联部、综合部、宣传部协助开展工作。