从2007年4月向国际大体联递交申请，到2008年1月申请成功，再到2009年2月16日大会圆满结束，大学生冬季运动会体育科学大会的筹备工作持续了将近两年时间。这是段忙碌、艰难又充满故事的时光，大会组委会8个部门的所有人都经历了一场持久战，期间的辛苦和付出不言而喻。国际大学生体育联合会第一副主席克劳德路易斯里恩在致辞中说：“这是一次成果显著、魅力非凡的盛会，出色的组织工作和周到的服务超乎想象”———这是对这些无私的工作者的最佳褒奖和肯定。

综合部———在付出和奉献中收获幸福

综合部是整个组委会的核心部门，在大冬会相关职能部门和大科会组委会各部门中起到协调与沟通的作用，负责大科会工作任务的部署和检查，以及整个体育科学大会的推进工作，工作任务繁重。“虽然我们的工作很忙碌辛苦，但是看到体育科学大会成功举办，大家觉得所有的付出都是值得的。”综合部的一位老师如是说。

“一定要把体育科学大会办好”，正是凭着这样的信念，综合部的所有成员克服了许许多多的困难。体训部的苏庆富老师讲了这样一个例子，与会人员中有一位来自斯洛文尼亚的市长，可是综合部的工作人员在全国范围内都没有找到斯洛文尼亚语的翻译。面对这样的困难，综合部工作人员及时与嘉宾和国际大体联协调，经过多方协调使问题得以圆满解决。与此同时，同声传译设备缺乏等问题接二连三的出现。综合部利用学生参加四六级考试用的耳机解决了同声传译问题，并通过不断地沟通让大冬会组委会提高对体育科学大会的重视程度。

苏庆富老师两年前买了一套房子，两年来他将所有的时间和精力都投入到体育科学大会的筹办中，直到现在房子都没有装修好。若不是旁边的老师提起，也许我们永远不会知道这些故事。

综合部有位年近古稀的老同志，用自己全身心的努力谱写出2009年世界大学生冬季运动会体育科学大会筹备工作的华彩乐章，那就是被大会所有工作人员称作“志愿者之神”的赵风廉老师。赵老师是一位退休老干部，本应该在家中享受天伦之乐，却义不容辞的承担起大会许多项筹备工作。哈尔滨的冬天天亮的比较晚，而且很冷。每个清晨，他总是第一个到办公室，每天晚上都是最后一个走。办公室的同事都说“赵老师是踏着月亮上班来，踩着星星回家去”，严于律己的作风带动了综合部的全体工作人员。到了大会筹备工作后期，赵老师每天都是超负荷工作。白天为大会的筹备工作忙碌，晚上回家还要审稿。赵老师对此毫无怨言，默默的奉献着自己的光和热。在他身上，我们看到了老一辈军工人严谨自律的军工精神。

会务组———忙里不偷闲

这样一届成功的体科会的背后有着太多不为人知的故事，有着太多难以言表的感动，有着太多无怨无悔的付出。会务组可以说是其中的一个代表，它在大会的每一项活动中都起着至关重要的作用。 会务组的工作是最繁杂的，也是最忙碌的。会务组在网络上发出帖子向全国征集论文，直到大会开始前期共收集到中文论文674篇，有284篇通过审核，212篇译成英文。会务组还负责发放胸卡、制作启航活动中心的背景板和展板、布置会场，并承担安全保障和网络中心的管理工作。会议召开期间，会务组负责撰写各个发言人的致辞。国际大体联主席乔治·基里安、大会名誉主席———教育部副部长章新胜、哈尔滨市市长张孝廉、大会执行主席刘志刚的致辞都是由会务组的工作人员起草的。同时，会务组还负责市长论坛，校长论坛报告的整理总结工作。

大科会体现了学校的强大凝聚力。会务组的全体人员齐心协力，全力以赴。忙的时候在一起吃盒饭，一起工作到深夜一两点钟，一起商量工作的细节，一起面对各方面的突发状况。阮老师印象最深的是那次由于大会议程的变化，会务组组员高峰二话没说用一个晚上赶出了5个主持稿，几乎一夜没睡，才使得第二天的会议顺利进行，然后又继续投入到其他工作当中去。在那4天中，一定还有很多令人感动的故事，我们来不及一一采写了。

闭幕式上，章新胜副部长对大学生冬季运动会体育科学大会给予了很高的评价。阮老师说，就算再累，听到这样的话心也是暖的。

外联部———与时间赛跑

成功的背后总有辛勤的汗水，阵阵掌声中总有不为人知、默默无闻的人心甘情愿地付出、不求任何回报，以张庆滨为组长的外联部就是这样。

外联部集合了外事处、体训部和外语系的部分老师，还有部分志愿者，所承担的事情包含了各个方面，繁多而琐碎，而且至关重要，与其他各个部门都要有联系，起着枢纽的作用。

前期准备中的对外联系，邀请国外嘉宾，确认参会外宾并办理来华手续，来往于机场接待外宾和翻译，与国际大学生体育联合会进行联系后把信息传达给综合部，然后与综合部下达通知，进行信息的反馈……每一个环节都不允许有差错，否则会对整个进程产生影响。

在准备市长论坛的过程中，各部门的压力都很大。因为此次论坛规模大，而且不只局限于纯学术领域，在方向上、层次上、办会历史上都是一次重大的突破。外联部分工合作，以外事处为核心，体训部了解情况，外语系进行翻译及后期的同声传译等工作。一位老师说：“晚上回家睡觉时神经都是绷紧的，就担心会场中有环节出错。虽然很辛苦，但是大家都从未有过抱怨，因为从其中也学到了很多，了解到了不足之处”。

外联组的所有工作人员都承受着前所未有的精神压力，但他们勤勤恳恳，表现出了全部的热情和高度的责任感。市长论坛宣言和校长论坛宣言是过年的时候定稿的，外联部的工作人员一刻都没有耽误，常常在办公室忙碌到深夜，终于高效高质量地完成了翻译和稿件传送工作。负责接待的人员不辞辛劳地往返机场接机、安排国外领导日程、与他们沟通等，都付出了很大的心血。

在大会的工作告一段落时，外联部的老师们没有忙着休息，而是认真回顾和总结。曾经挥汗如雨的奋斗，曾经无怨无悔的付出，那难忘的点点滴滴都历历在目。

接待部———无声胜有声

直到送走最后一位体育科学大会的来宾，接待部的所有成员才真正松了一口气。“这次会议规格之高、人员层次之多史无前例。所以大伙儿都憋着一股劲”，接待部副组长李洪波这样描述当时的心情。正是这个低调的部门一手包办了所有嘉宾的衣食住行，保障300余国内外重要客人吃住无忧，畅行无阻。

2月14日是西方情人节，启航教师沙龙里也洋溢着浪漫的气息。我校作为东道主，在启航活动中心为与会者举行了欢迎盛宴。悠扬的琴声中觥筹交错，这轻快的光景背后正融入了接待部的精思妙想。因为首次在教师沙龙举办餐宴，宴会的设计稿一改再改。为了打造出一方亲切而充满格调的天地，常常能看到刘文副组长在一片方桌木椅中苦思冥想。接待部专门邀请了西餐和中餐的高级厨师制作精美的餐点，卫生厅全程监督食品的安全，更有乐队现场助兴。

会议只有2天，工作人员却准备了2个月。他们按来宾类型，将嘉宾分为7个小组，由7位老师带队，并为每位贵宾配备一名专属的志愿者，以确保来宾知道自己应该在什么时间什么地点做什么。为了圆满完成任务，接待部提出了“零差错”的要求，要求志愿者对于自己服务对象的情况了如指掌。最让人头疼的是座位的安排———每个人的座次有讲究，合影不能有空位。与会嘉宾的名单在会议前一天晚上才能确定，工作人员必须与时间赛跑，反复统计嘉宾报道情况，拿到第一手资料。因此，工作人员直至深夜才确定对主席台第一天的座位安排，并连夜打印，第二天一大早由志愿者将“新鲜出炉”的名单交到大会现场。诸如此类的座位安排还有很多。接待部还得过语言关，会议的致词和座位表都是中英文对照的，全校20多位老师都一直在为致词的翻译工作忙碌着。

接待部将“细节决定成败”作为工作理念，为嘉宾精心准备了礼袋，里面餐券、日程表一应俱全。考虑到哈尔滨室内外温差十分大，来宾穿得厚重，接待部准备了300个衣架来存放外套。休息室里，为与会嘉宾准备了矿泉水、茶、饮料、咖啡等。这些细枝末节来都自于工作人员的细心琢磨、群策群力。为将嘉宾的影像资料及时交到会务部，保证报告能顺利进行，甚至连PPT也设计了一份专门计划书。

李洪波老师说如果把大科会比做一场战役，对于接待部，物质食粮不重要，他们是靠精神食粮坚持下来，取得了胜利。

市场开发部———在摸索中前进

大会的成功举行，离不开组委会工作人员的辛勤劳动，市场开发部作为大会组委会职能部门之一，工作主要是对外招商，把大冬会体育科学大会进行市场化运作。其目的是在大科会与赞助商之间形成纽带，以达到既为大科会提供了相关资金，又进一步宣传了我校、提高我校知名度的双重目的。比如，在大科会期间，我们在校内所看到的广告宣传牌，就是我们利用校内平面立体可用资源进行的市场开发，还有就是会议期间的饮用水赞助计划等，再就是协同宣传部门，搞好学校的宣传，营造良好的大冬会氛围。

因为没有这方面的经验，市场开发部的许多工作都是在摸索中进行的。在市场开发中遇到的主要困难是招商问题，由于体育科学大会面对的对象是特定的，没有广泛的群众参与性，不像奥运会那样是群众性的活动，而且召开的地点在学校，许多商家都认为这种学术性的会议很难带给他们的利益，所以要拉住一个赞助商真的是一件很难的事。可喜的是，虽然困难重重，成绩还是有的。

在第一次部务会议时，市场开发部明确了彼此的分工，成立了总体策划、外联赞助和校内协调实施3个专业小组。总体策划部的工作主要是召开工作会议，传达大冬会体育科学大会筹委会的会议精神并组织落实有关内容，同时根据大冬会体科会在我校召开的实际情况，提出整体招商活动方案。外联赞助组则与可能赞助的商家接触，洽谈相关赞助合作事宜，并与相关广告公司接洽，商谈招商所需物品价格等。校内协调组的工作则是联系组委会、宣传部等相关职能部门，及时传达组委会下发的各项人物指令，协商并制定具体的招商方案，做好大冬会体科会的各项准备工作。3个小组在做好各自的本分工作时，又彼此密切合作，互帮互助，共同做好市场开发部的工作。

通过这次体育科学大会的举行，市场开发部最大的收获是宝贵的经验。更重要的是，通过这次的工作，初步探索一种学术性会议的市场运作化模式。虽然只是一种尝试，但这些经验弥足珍贵。

安保部———责任重于泰山

大科会的安保工作“只许成功不许失败”！为做好安保工作，保卫处从去年9月份就开始筹备相关事宜。大科会最初安保方案的制定参照了北京奥运会的安保方案，李连发组长亲自联系了北京理工大学和北京航空航天大学的有关部门，获取了奥运会安保工作的成功经验。最初方案后经反复修改，历经了5个版本才敲定。

组委会多次召开会议研究安保问题，制订了交通、驻地、就餐、会场和消防5个部分的安保方案及群防群治方案。李连发说，交通方面，安保部门的工作人员专门抽出一天时间对大会期间与会者可能的行车路线进行了实地考察，从中选出了最便捷的路线，并对该路线进行了绘制；驻地方面，派出了经过严格培训的保安人员24小时负责大科会官员的安全，同进还对华旗饭店周围进行了重点布控；就餐方面，对每一位进入餐厅的人员都进行安全检查；会场方面，启航活动中心进行了彻底的安全隐患排查，并妥善处理，大会期间任何进入会场的人员都必须以证件为凭证；消防方面，联合消防人员对启航活动中心进行了“地毯式”的消防隐患排查，用2-3天时间将存在的消防隐患全部消除。另外，安保部在启航活动中心还组织了由300名师生及安保部工作人员参加的模拟五号分会场因为用电不当引起火灾的应急疏散演练。

作为体育科学大会的承办方，我校为给外国朋友提供更全面的服务，临时决定在茶歇期间给外国友人准备西餐。工作人员立即联系有关部门，随后对厨师进行了严格的检查，对所携带的餐具进行了种类及数量的清点，并由2名安保人员引导至指定地点。江苏南京的一位记者在不慎将相机遗失，安保人员在第一时间报案，并联系物业部门，经过层层调查，终于找回了相机。在此期间，还有很多件突发事，都被我们的安保人员圆满解决。

安保部不分昼夜做好会议前期的准备工作，大会举办期间，他们24小时在岗。外围组的工作人员更是辛苦，24小时巡逻，吃饭都在巡逻车上。李组长一直带病工作，还给工作人员准备了很多药，很多人病了就吃上药继续工作。此外，还有70名武警原地待命，一旦有紧急情况发生能在2分钟之内赶到事发地点。

宣传部———这里的战斗静悄悄

在本次体科会的筹备会上，学校领导就对这次大会的宣传工作提出了明确要求。用宣传部工作人员的话来说就是“不同以往、超乎想象”。大会能不能最终成功、能不能达到效果，宣传是重中之重。

与外媒沟通一直是宣传部工作的重点。除此之外，校内媒体的详细策划、及时报道，市长论坛、校长论坛的宣言起草，制作大会画册……都是宣传部的工作。

1场新闻发布会。教育部副部长章新胜的新闻发布会的筹备工作可以说做到了细致入微。工作人员准备了简洁、明了的大会总结，使记者能够在最快的时间内找到问题的切入点。统计主流媒体到场名单，这是一项看似简单实则复杂至极的工作，宣传部的金声老师因为电话沟通过多严重变声。细致的沟通带来的有利结果就是我们事先了解了主流媒体所要提出的问题，做到了心中有数。发布会前一小时，经过多次协商，宣传部决定为每家到场媒体打印名签，这一个小小的细节稳定了全场的秩序。发布会结束后，主持人感慨：“你们的条（名签）太有用了！避免了因不熟悉记者而可能发生的各种意外情况。”教育部副部长章新胜会后说：“没想到新闻发布会能开成这个样子，太好了！”

2个宣言起草。2009的哈尔滨诞生了两个具有特殊意义的宣言——《2009大冬会体育科学大会市长论坛·哈尔滨宣言》和《2009大冬会体育科学大会校长论坛·哈尔滨宣言》。宣言的起草过程是一项严肃认真的工作，经过多次修改，我校起草的宣言终于向全世界公布了。中共中央政治局委员、国务委员刘延东对大冬会体育科学大会及两个宣言给予充分肯定和赞扬，在批示中指出，（体育科学大会）办得很好。通过的宣言可在报刊上发一下，有许多积极的意义”。国际大学生体育联合会第一副主席克劳德·路易斯·噶里恩说，“市长论坛宣言、校长论坛宣言的发表在世界体育科技工作的发展历程中写下了重要一页”。

3个人的生日。这也许是一种缘分，宣传部有3位老师在大科会举办期间过生日。2月13日，工学网王锐老师生日，画册设计稿通过已过晚8时；2月14日，周报王琨燕老师生日，完成晚会报道已过22点；2月16日，王永友老师生日，与网络宣传中心3位老师共同工作至次日凌晨3时。

21场记者专访。由于现场情况复杂，无人能确定嘉宾到底是否愿意接受专访，大会的时间安排很紧张，不能因为专访而耽误校长论坛和市长论坛。为了加强大会与媒体的沟通，宣传组的所有志愿者从9日就开始了紧张的忙碌，整理体科会资料、并且按照记者的要求逐一发邮件。志愿组组长王开宇说：“在我们组，体力活儿是最轻松的。负责联系记者的志愿者，一天之中要接打近100个电话，还要负责发送邮件。有的志愿者维持专访秩序时，记者们并不十分配合，这就要求他们随机应变。最辛苦的是，有些嘉宾的专访时间难定，相关的志愿者吃饭时间也难定。”

32页的画册。16日，当嘉宾已经离开了美丽的冰城，当其他小组都完成了收尾工作，网络宣传中心的王锐、陈亮、曹良韬3位老师还在为宣传彩页的制作紧张的忙碌着。这项工作真可谓一波三折：从最初的2页到8页，再到后来的16页……最终的32页。重新拼版，重新插图，重新设计图片位置，重新排版文字……为了完成这本具有特殊意义的画册，3个人连续加班，3天睡眠不足10个小时。17日凌晨1时，教育部工作人员终于认可了我们的画册，凌晨4时后续修改、定稿，上午10时正式开印。学校的司机师傅感慨：“我来学校快10年了，头一次这么‘早’开车！”

100篇新闻报道。据不完全统计，关于此次大会的新闻稿件数量超过百篇。新华社不仅发了大会新闻、通讯，还播出了视频；中央电视台分3次报道了大会开幕预消息、大会开幕盛况和大会闭幕及新闻发布会；《中国青年报》3名记者全程跟踪大会，以《世界大冬会举办体育科学大会》等多篇文章报道了此次大会；《光明日报》、《科技日报》、《中国教育报》在头版刊发了大会消息；搜狐网、东北网等门户网站也派出记者对大会进行了报道；《经济日报》、人民网、网易等媒体纷纷转发新华社稿件，报道大会召开。这次的外宣工作应该是最有立体效果的一次，纸质媒体、网络媒体、广播电视一个都没有少！

志愿者部———艰苦奋斗两百天

为了更好地举办体育科学大会，校团委在学校招募了一批志愿者，并由来自学校不同部门的6名教师组成志愿者部。

志愿者不仅代表了哈尔滨工程大学，代表了北国冰城哈尔滨，更代表了整个中国的形象，因此，筛选出合格的志愿者至关重要。参与大会服务的志愿者要有较高的素质，包括外语水平、心理健康程度和对哈尔滨的了解程度等等。志愿者部的老师们为了严格把关志愿者的素质水平，早早就开始了筛选志愿者的准备工作。

为了提早做好大会的准备工作，志愿者部的老师们都没能踏踏实实的在家过春节。有一些老师还带领一批志愿者在春节期间留在了“市外办”，没能在除夕之夜回家与家人团圆。

经过选拔，共选出170名志愿者。这170名志愿者具有双重任务，在体育科学大会工作结束后还要马不停蹄的投入到大冬会的志愿服务当中。为了进一步的提高这批志愿者的服务素质，志愿者部还特别组织进行了培训。培训内容包括外交、礼仪服务以及培养合作精神等。为了取得良好的效果，志愿者部的老师们在培训前做了很多的准备工作，考虑到大冬会的志愿服务工作会很冷很累，志愿者部还组织了志愿者进行晨跑，以增强大家的身体素质和御寒能力。为了提高大家晨炼的积极性，志愿者部的老师们每天都更早的来到操场，与大家一起锻炼。

2月14日，志愿者正式上岗。尽管在体育科学大会的服务仅仅有两天的时间，但由于岗位众多、工作复杂，这给志愿工作带来了很大的困难，有些志愿者为此不得不承担多份工作。为了将工作安排的更加合理，志愿者部的老师们在大会进行期间不间断的到服务场地进行视察，对人手不够的服务岗位及时调配志愿者。尽管大会每天下午五六点就结束，但志愿者部的老师和同学们总是很晚才回去。校团委书记殷敬伟告诉记者，这样的世界性大会在我校召开，是全校师生的荣誉，而一些很小的瑕疵就可能影响这次大会的服务质量。所以他们晚上要做一天的工作总结，并对第二天的计划进行临时调整，以此保证志愿服务的顺利进行。大会圆满闭幕，志愿者部也出色完成了任务。来自各界的与会嘉宾对学校的志愿者都做了很高的评价，这令志愿者部的所有人都感到很欣慰。带着大科会志愿服务的成功经验，志愿者部还没来得及调整，就投入到大冬会的战场，开始了新的奋斗。